Número virtual de España: cómo obtenerlo

Un número español importa por una razón sencilla: el cliente local descuelga más cuando ve un +34, y devuelve la llamada más a menudo. Aquí va cómo conseguirlo y qué suele torcerse. Hicimos el trámite nosotros mismos para nuestro propio número, así que esto describe lo que pasa de verdad y no la página comercial de un proveedor.

Hay tres tipos de numeración, y no es un formalismo

• Geográfica (+34 9xx) — ligada a una provincia. Barcelona, Madrid y Valencia tienen su propio prefijo. Se leen como «una oficina local de verdad».
• Móvil (+34 6xx / 7xx) — se aceptan en todas partes, pero escasean y cuestan más entre proveedores virtuales.
• Gratuita y de servicio (900, 800) — para soporte entrante; una pyme rara vez las necesita.

Para la mayoría de empresas, la elección correcta es un número geográfico de la ciudad donde trabajas de verdad o donde están tus clientes.

Qué pedirá el proveedor

De aquí sale la demora. Un número no se emite pulsando «comprar», se emite tras una verificación. Normalmente hacen falta:

• documento de identidad o registro de la empresa;
• justificante de domicilio, y para un número geográfico ese domicilio suele tener que estar en la misma región que el prefijo;
• un formulario con el uso previsto.

La verificación tarda de un par de días a una semana. Planificar el lanzamiento de la campaña para el día en que se pide el número es mala idea.

A título personal o de empresa

Si la sociedad está registrada fuera de España, algunos proveedores emiten igualmente el número, pero contra los documentos personales de una persona responsable y no contra los de la empresa. Es viable, pero conviene tener claro a nombre de quién queda el número y no montar encima algo que luego habrá que traspasar.

Qué configurar desde el primer día

Enrutamiento. Dónde cae la llamada fuera de horario y a dónde va si nadie contesta en 20 segundos. Sin esto el número rinde peor que el móvil de un comercial.

Grabación con aviso. Grabar se puede, pero el interlocutor debe oírlo antes de empezar. El aviso se configura en la capa de telefonía, con una sola frase.

El enlace con el CRM. El sentido de un número virtual no es el número, es que la llamada quede en la ficha del cliente: quién llamó, qué se habló, cómo acabó. Sin integración es un teléfono más.

El perfil de salida. Si llamas a clientes, se configura aparte qué número ve el destinatario. Que el número entrante y el saliente no coincidan es una causa habitual de que no te devuelvan la llamada.

Cuánto cuesta

El número en sí suele ir desde 15 € al mes más el consumo por minuto de las salientes. La instalación de telefonía con integración en el CRM parte desde 700 € con nosotros; la versión ampliada con enrutamiento y escenarios, desde 1 200 €.

El orden de los pasos

1. Elegir tipo y ciudad del número.
2. Reunir documentos y justificante de domicilio por adelantado.
3. Pedir el número y contar con una semana de verificación.
4. Configurar enrutamiento, grabación y aviso.
5. Conectarlo al CRM y comprobar que una llamada crea una oportunidad.

El paso 5 suele ser aquel por el que se empezó todo.

Portar el número existente o contratar uno nuevo

Si ya tienes un número español con un operador convencional, se puede llevar a un proveedor virtual. Eso es la portabilidad, y el derecho a ella está amparado por el regulador.

Cuándo compensa portar: el número está impreso en el rótulo, los vehículos, las tarjetas y la publicidad, y por él entran llamadas de verdad. Perderlo cuesta más que aguantar el trámite.

Qué resolver antes de solicitarla:

• Los datos deben coincidir exactamente. Nombre del titular, documento y domicilio de la solicitud tienen que coincidir con lo que consta en el operador actual. Una letra de diferencia significa denegación y volver a empezar.
• Sin deudas pendientes. Una factura impagada detiene la portabilidad.
• Plazos. Normalmente unos días laborables, con el cambio en una ventana concreta. No lo programes para tus horas punta.
• Puede haber un corte breve. Durante el cambio las llamadas pueden no entrar unos minutos.

Cuándo es más simple un número nuevo. Si el número no está impreso en ningún sitio y entran pocas llamadas, uno nuevo te ahorra una semana de espera y bastantes nervios. El antiguo se suele dejar activo un par de meses con desvío al nuevo.

Aparte: si el número está a nombre de un ex empleado o de una sociedad ya disuelta, la portabilidad se convierte en una historia propia. Comprueba a nombre de quién está tu número antes de necesitarlo con urgencia.

Los requisitos de proveedores y del regulador varían y cambian; confirma las condiciones con el operador elegido antes de contratar.