Cuánto cuesta implantar un CRM

«¿Cuánto cuesta implantar un CRM?» no se puede responder honestamente con una cifra, pero sí con una estructura. Desglosamos la factura por partidas: qué se paga una vez, qué se paga cada mes y dónde suelen aparecer los sustos.

Partida 1. Trabajo del integrador, pago único

Embudos, campos, permisos, integraciones y formación del equipo. Trabajamos con tres paquetes:

• desde 990 € — implantación básica, 14 días. Un embudo, campos esenciales, formación;
• desde 1 690 € — estándar, 21 días. Varios embudos, automatizaciones, integración de canales;
• desde 2 990 € — ampliada, 21–25 días. Procesos complejos, integraciones no estándar.

La diferencia entre paquetes no es «más botones», sino cuántos procesos hay que describir y llevar al sistema.

Partida 2. Licencias del fabricante, mensual

Esto no se le paga al integrador sino al propio CRM, y no deja de pagarse nunca. Orden de magnitud: 15–25 € por usuario y mes en las tarifas europeas de Kommo y Bitrix24. Para un equipo de cinco, unos 75–125 € al mes.

Error habitual al presupuestar: contar la implantación y olvidar que las licencias son para siempre. A tres años vista, las licencias suelen costar más que la propia configuración.

Partida 3. Canales

Conectar mensajería y formularios: desde 200 € por canal si ya hay CRM. Aquí entra también el consumo de WhatsApp Business Platform, que Meta factura por conversación.

Partida 4. Telefonía

Si las llamadas deben quedar en la ficha del cliente: desde 700 € por la instalación básica de telefonía IP con integración, desde 1 200 € con enrutamiento y escenarios. El proveedor de numeración va aparte, normalmente desde 15 € al mes.

Partida 5. Analítica

Analítica de extremo a extremo y cuadros de mando, desde 1 200 €. Es un trabajo propio: enlazar publicidad, solicitudes y dinero para que los números cuadren.

Partida 6. Soporte, mensual

Desde 500 € al mes el nivel básico. No es «llámanos cuando se rompa», sino ajustes continuos: el negocio cambia y el embudo tiene que cambiar con él. Sin soporte, en medio año el sistema se separa de la realidad y la gente deja de usarlo.

Lo que suele salirse del presupuesto

• Migración de datos. Si los contactos están en una hoja de cálculo con duplicados y cuatro formatos de teléfono, limpiarlos es trabajo aparte, y su tamaño solo se ve al abrir el archivo.
• Integración con ERP, almacén o facturación. Depende por completo de si ese sistema tiene un intercambio de datos usable. A veces un día, a veces dos semanas.
• Resistencia del equipo. La partida más subestimada. Un CRM configurado que nadie usa cuesta exactamente lo mismo que uno sin configurar.

Cuánto suma al final

Proyecto típico para un equipo de cinco con mensajería y telefonía: 1 690–2 400 € de pago único más 600–650 € al mes entre licencias y soporte. El retorno conviene calcularlo no desde el precio, sino desde cuántas solicitudes se pierden hoy entre canales.

Cómo leer la propuesta de un integrador

Los presupuestos de distintos proveedores son casi imposibles de comparar directamente: lo que uno incluye, otro lo pone como línea aparte. Cinco preguntas que igualan la foto.

¿Qué incluye la «configuración»? Un embudo o todos los procesos de la empresa. Esa diferencia es de varias veces, y las propuestas suelen no escribirla.

¿Quién paga las licencias del primer mes? A veces van dentro del proyecto, a veces la factura llega aparte y se convierte en una sorpresa desagradable.

¿Cuántos ajustes posteriores están incluidos? Las dos primeras semanas de uso real siempre generan una lista de «¿y se podría también...?». Si los ajustes no están pactados, se facturan.

¿Entra la formación del equipo? ¿Y en qué formato: grabación de pantalla, sesión en directo o un PDF? De eso depende que la gente use el sistema.

¿Qué pasa si nos separamos? Los accesos al CRM y los datos deben estar en vuestras cuentas, no en las del proveedor. Eso se comprueba el primer día, no el último.

La quinta pregunta es la más importante y casi nadie la hace.

Los rangos reflejan nuestras tarifas y proyectos típicos; el presupuesto final depende del número de procesos y del estado de los datos. Precios sin IVA.